На любом предприятии присутствует большое количество документов, которые, согласно законодательным и нормативным актам, подлежат обязательному хранению на протяжении определенного времени. Обычно срок хранения составляет пять лет. Однако собрать всю необходимую документацию в офисе практически нереально, так как она занимает много места, затрудняет поиск нужного файла и в целом тормозит работу предприятия. Наиболее оптимальным можно считать хранение документов на складе на www.archiv.ru.
Внеофисное хранение архивных материалов дает возможность обеспечить конфиденциальность и удобство. Документы будут находиться в специально оснащенных для этого помещениях, что позволит избежать внешнего воздействия, то есть сохранить файлы в первозданном виде. Хранилища такого плана не требуют серьезных финансовых затрат в отличие от арендованных офисных помещений. Особенно актуальны они в случае незапланированных налоговых проверок, во время которых осуществляется выемка документов.
Современные хранилища гарантируют сохранность документов, так как они оснащены системами пожароконтроля, пожаротушения, а также специальными датчиками, которые могут контролировать уровень влажности и температурный режим. Таким образом, практически полностью исключается потеря документов, а также их повреждение в результате подтопления, пожара и иных чрезвычайных ситуаций.
Некоторые руководители до сих пор боятся специализированных хранилищ, так как предполагают возможную утечку информации, которая является одним из важнейших ресурсов, соответственно, обеспечение ее конфиденциальности и безопасности является одной из главных задач любого директора. Стоит отметить, что внеофисное хранение архивных документов полностью исключает потерю данных или попадание их в чужие руки. Такой результат достигается за счет наличия системы видеонаблюдения со сложной кодировкой, а также многоступенчатой системы охраны. Все документы, отправляемые в специальный архив, подвергаются обязательной шифровке, код которой не доступен посторонним лицам. Возможность доступа открыта исключительно уполномоченным сотрудникам заказчика, при этом регулярно ведется журнал доступа.
Современный архив позволяет обеспечить заказчику быстрый доступ к документам в любой момент времени. Кроме того, руководитель организации вправе запросить полную историю операций с файлами. Хранилища предоставляют заказчикам курьерскую доставку или же могут отправить скан любого потребовавшегося документа.
Оставить ответ
Вы должны быть авторизованы чтобы размещать комментарии.