Рекомендации по проведению мероприятия (чек-лист)

В подготовке публичных выступлений, как и во всех важных делах необходима профессиональный подход к делу. Конференц-сервис – это тщательное планирование с учетом мельчайших деталей, призванное вылиться в успешно проведенную встречу. Необходимо воспользоваться пошаговой инструкцией и отнестись с максимальной серьезностью к проработке каждого ее пункта.

Определение целей. Предполагает проведения критического анализа, составления списка вопросов с исчерпывающими ответами на них:

• почему планируется проведение данного ивента?
• какая миссия в его основе?
• ваше видение его результатов.
• прописка тайминга.

Качественные промо-материалы. Следует убедиться в информационной релевантности и качестве раздаточной полиграфии, корпоративной продукции, сувениров, которые будут использоваться во время предстоящего события, чтобы избежать неприятных моментов.

Проработка анонса мероприятия. Важная составляющая, требующая серьезного подхода с подключением медиа ресурсов, социальных сетей, контактов с представителями интернет издательств. Поработайте над созданием проморолика, презентации или сайта. Используйте базу личных контактов для ознакомления аудитории с программой предстоящего события, активировав соответствующую ссылку на созданный интернетресурс.

Проведение четкого анализа запланированного ивента. Необходимо удостовериться в компетентности команды, которая должна тщательно изучить особенности целевой аудитории, ее интересы и потребности, для готовности давать исчерпывающие ответы на запросы ее представителей. Аренда зала – один из важнейших аспектов подготовки. Он должен быть комфортным спикерам и слушателям, иметь соответствующее вспомогательное оборудование, инфраструктуру и находиться в месте, удобном для всех участников конференции или форума. Длительность происходящего потребует продумывания вопроса о питании. В этом поможет кейтеринг. Если существует проблема трансфера необходимо проработать вопрос с транспортом для участников.

Посткоммуникация – важная составляющая, которую не следует оставлять без внимания. Предварительная пиар компания крайне важна, но и работа в этом направлении после события имеет не меньшее значение и может включать:

• благодарность участникам;
• рассылка им необходимой информации о встрече;
• предоставление списка контактов;
• рассказ о ваших грядущих планах.